SUOMEN ILMAILULIITTO RY

Hallituksen ohjeet toimikunnista

Hyväksytty hallituksen kokouksessa 18.10.2000

 

Nimeäminen

Toimikunnat

- puheen- ja varapuheenjohtaja valitaan liittokokouksessa maaliskuussa (viite: liiton säännöt)

· lajien omat tapaamiset ja tapahtumat voivat valmistella asiaa ja sopia, kuka ko. henkilöitä esittää

- jäsenet valitaan puheenjohtajiston toimesta

· pätevät, sitoutuneet jäsenet, tarpeellinen määrä
· puheenjohtajisto vastaa linjavedoista sekä siitä, että jäsenet edustavat tarvittavaa osaamista lajin eri osa-alueilla
· toimikunta on aktiivinen, toimiva elin, joka kehittää lajin valtakunnallista toimintaa SIL:n yleisten suuntaviivojen mukaisesti sekä vastaa siitä lajinsa osalta
· kokoonpano tiedoksi hallitukselle/toimistolle

- jäseniä voidaan vaihtaa vuoden kuluessa tarvittaessa, joskaan se ei ole suotavaa jatkuvuuden kannalta

- puheenjohtajiston on tehtävä jäseniä valittaessaan selväksi, mihin jäsenet sitoutuvat ja mitä heiltä odotetaan

- toimikuntien jäsenillä on erittäin merkittävä asiantuntijarooli lajin kansallisessa kehittämisessä

- toimikunta vastaa oman alansa asioista sen korkeimpana valtakunnallisena asiantuntijaelimenä mm. jäsenistön sekä myös viranomaisen suuntaan

- toimikunnat voivat päättää toimintatavoikseen sellaiset mallit, jotka palvelevat parhaiten SIL:n, toimikunnan omia sekä liiton kyseisen lajin jäsenistön tarpeita

- "viihtyvyys" ja toimikuntatyöskentelyn mielekkyys on asetettava tehokkuuden rinnalle arvoon, joka takaa toimikunnan jäsenten jaksamisen ja sitoutumisen

Lajivaliokunta

- puheenjohtajana toimii SIL:n toiminnanjohtaja

- jäseninä toimiston operatiivinen henkilöstö (tarvittaessa myös muita) sekä toimikuntien puheenjohtajat (tai tarvittaessa muu erikseen nimetty henkilö toimikunnasta) ja Urheiluilmailuopiston rehtori

- päättää sisäiset jaot eri toimialojen rahoista toimikuntien valmisteltujen esitysten perusteella (hallitus hyväksyy laajemman jaottelun)

- valmistelee harrastetoiminnan strategioita ja suunnitelmia hallitukselle ja/tai hallituksen asettamien laajempien suuntaviivojen mukaisesti

- kirjaa lajitoimikuntien valmistelun pohjalta mm. SM-kilpailukalenterin edelleen SLU:lle ja OPM:lle toimitettavaksi

- hyväksyy SM-kilpailujen yleiset säännöt (jotka koskevat kaikkia ilmailulajeja)

Organisoituminen

Toimikunnat voi perustaa
- työryhmiä (alkaa - päättyy), projektit
tai
- komiteoita (selkeät jatkuvat osakokonaisuudet, joista annetaan selkeä vastuu ja päätösvalta, jatkuva toimenkuva)

Liiton henkilöstön osallistuminen toimikuntien ja komiteoiden kokouksiin: ei välttämättä mutta suositeltavaa siinä määrin kuin mahdollista ja/tai erikseen tarpeellista.
Liiton henkilöstön rooli: esittelijä ja valmistelija, jossain määrin myös toteuttava:
- päätetyistä toimenpiteistä sovittava pöytäkirjatasolla tarkemmin kuka/ketkä vastaa toteutuksesta (kaikessa ei voida olettaa että toimisto tekee, ei tosin päinvastoinkaan)
- jos/kun toimikuntien ja ryhmien määrä kasvaa, "talon väen" osallistuminen mietittävä joka tapauksessa erikseen

Tehtävät

Toiminta- ja taloussuunnittelu

Vuosittain oman lajin toimintasuunnitelman ja -kertomuksen laatiminen on selkeä osa toimikunnan tehtävää. Erillisestä liitteestä käy ilmi vuosittainen aikataulu.

Liiton toimintasuunnitelma muodostuu pääosin lajien toiminnasta. Lajitoiminnan nivouduttava saumattomasti SIL:n yleiseen toiminnan suuntaamisen kokonaisuuteen.

Toimintasuunnitelmaa valmisteltaessa ja sen valmistuttua tiedetään myös, millaista jäsenistöä toimikuntaan tullaan tarvitsemaan kulloisenakin vuonna. Painopistealueet ja näin ollen myös toimikunnan kokoonpano (sekä koko) voivat vaihdella vuosittain tai muutaman vuoden sykleissä.

Toimikunta vastaa lajin oman budjetin suunnittelusta ja sen toteutumisesta sille jaetun kokonaispotin osalta ottaen huomioon vuosittaiset mahdolliset laajemmat SIL:n toiminnan suuntaviivat.

Pidempiaikaiset taloussuunnitelmat kuin nykyinen yksi, ja ehkä kankea, kalenterivuosi, ovat mahdollisia.

Toiminnan ja talouden osalta toimikunnat (sekä hallitus) suorittavat vähintään kaksi kertaa toimintavuoden aikana (kevät - syksy) toiminnallisen sekä taloudellisen yhteenvedon verrattuna hyväksyttyyn suunnitelmaan.
Erillistä raporttia ei tarvita, pöytäkirjamerkintä kommentteineen riittää.

Varsinainen toiminta

Varsinaisessa lajitoiminnan kehittämisessä kannustetaan yksilöllisyyteen, kekseliäisyyteen ja omaleimaisuuteen. Perinteisillä tavoilla toimittaessa voidaan helposti ajautua tilanteeseen, jossa kehitystä ei tapahdu. Lajeille jaettavan taloudellisen avun jakoperusteita kehitetään toiminnan valtakunnalliseen kehittämiseen kannustaviksi.

Koulutus

SIL:n lajitoimikuntien on tehtävä tiivistä yhteistyötä Urheiluilmailuopiston kanssa niin, että järkevissä rajoissa kaikki koulutus toteutetaan Opiston nimissä/kautta. Tämä vaatii tiivistä yhteydenpitoa niin Opistolta toimikuntiin kuin päinvastoinkin.

Kilpailutoiminta

Lajitoimikunnat päättävät lajivaliokunnan hyväksymän aikataulun (liitteenä) mukaisesti SM-kilpailuiden järjestäjät, ajankohdat, paikat ja muut yleisissä- tai lajisäännöissä mainitut asiat.

Toimikunnat nimeää edustusurheilijat sekä joukkueenjohtajat arvokilpailujoukkueisiin (PM-, EM-, MM-). Näistä on tehtävä toimikunnan (tai ko. komitean) pöytäkirjoihin maininnat.

Lajitoimikunta käsittelee kyseisen lajin kilpailuissa tapahtuneisiin FAI:n, yleisiin tai lajin sääntöihin tai muihin rikkomuksiin tai epäkohtiin liittyvät tapaukset ja tekee tarvittaessa esityksen hallitukselle kurinpitotoimista.

Kansainvälinen järjestötoiminta

Lajitoimikunta nimeää jäsenet FAI:n lajikomiteoihin. Jäsenet ilmoitetaan keskitetysti SIL:n toimistolta FAI:n aikataulun mukaisesti FAI:lle (liite). FAI:n komiteaedustusten kulut kuitataan lajien omista budjeteista (samoin mahdolliset lentoliput).

Komiteaedustajien tulee laatia kokousmatkoista raportti matkalaskun yhteyteen. Suositeltavaa on myös laatia artikkeli ILMAILUun.

Kaikille kansainvälisille delegaateille järjestetään vuosittain pakollinen yhteinen keskustelu- ja koulutustilaisuus.

Turvallisuus ja viranomaisvalvonta

Ilmailuliitto vastaa määrättyjen lajien viranomaisvalvonnasta Ilmailulaitoksen kanssa tehdyn yhteistyösopimuksen nojalla.
Toimikuntien rooli tässä työssä on erittäin merkittävä. Toimikunnat valmistelevat ja laativat lajiinsa liittyvät viralliset esitykset, lausunnot ja kannanotot.

Turvallisuus- ja viranomaistyössä otetaan huomioon se, että eri lajeilta edellytetään eri tyyppisiä tehtäviä:
- valvonta
- seuranta
- tarkkailu
- toimenpiteet

Toimikunnan on puututtava havaitsemiinsa epäkohtiin.

Kaikki viralliset sopimukset, lausunnot ja tiedottaminen viranomaisasioissa tehdään yhteistyössä liiton toimiston kanssa.
Ilmailuliiton nimissä tehtävät kannanotot viranomaisen suuntaan toimitetaan aina SIL:n toimiston kautta.

Tiedottaminen

Toimikunnan vastuulla on kokouksistaan ja tekemistään päätöksistä tiedottaminen jäsenistön suuntaan. Pääsääntö on, että ILMAILU-lehti toimii virallisena kanavana jäsenistön suuntaan sekä ulkoisen tiedottamisen välineenä.

Viralliset tiedotteet liiton ulkopuolelle tehdään aina yhteistyössä liiton toimiston (ja/tai hallituksen) kanssa.

Kisatiedottamisessa viime kädessä vastuu on kansallisissa kilpailuissa järjestävällä organisaatiolla ja arvokilpailuissa maailmalla ko. joukkueella:
- ennakko
- kisan aikana
- viralliset lopputulokset
- tarvittava raportointi yleisesti ja lajin sisällä

Keskustoimiston roolista kilpailutiedottamisessa voidaan sopia
tapauskohtaisesti erikseen (riittävän hyvissä ajoin).

Palkitsemiset

Liiton virallisten palkitsemisien tai huomionosoitusten osalta erillinen lista ohessa. Listasta käy ilmi, mikä instanssi tekee päätöksen ja missä tilaisuuksissa huomionosoitukset jaetaan.

Avainhenkilöpäivät

Vuosittain kaikki hallituksen ja lajitoimikuntien jäsenet sekä kansainväliset kokousedustajat velvoitetaan osallistumaan yhteiseen keskustelu- ja suunnittelutilaisuuteen syyskuussa (nykyiset avainhenkilöpäivät).
Tilaisuuden roolia/statusta nostetaan heti vuosikokouksen jälkeen liiton toiseksi tärkeämmäksi tapahtumaksi.